Les archives des notaires

Les archives des notaires sont composées des répertoires et des minutes correspondant aux actes en eux-mêmes.

Les actes, de nature très variée, peuvent être riches de renseignements sur des individus, des familles, des biens, des lieux, des activités ou corps professionnels, etc. qui permettent de nourrir des recherches précises et particulières, de l'ordre de la microhistoire, comme des études plus générales sur l'histoire socio-économique d'une époque. 

Comment effectuer la recherche ?

Les minutes notariales sont conservées dans la série E. Afin de retrouver une minute, il faut connaître le nom du notaire et la date à laquelle l’acte a été rédigé.

Il suffit alors de se reporter à la liasse des minutes du notaire correspondant à la date grâce aux inventaires de la série E disponibles dans l'état des fonds ou en salle de lecture (inventaires papiers et logiciel de base de données Mnesys). Selon les notaires et les périodes, les liasses peuvent correspondre à plusieurs années, une seule année, un semestre, un trimestre, un ensemble de mois ou un mois.

Même si les archives contemporaines (après 1940) sont classées dans la série W des Archives départementales, les actes noratiés continuent aujourd'hui d'alimenter la série E, dont les premiers actes remontent au XVe siècle. 

Les actes peuvent être constitués de feuilles volantes, être réliés par le notaire dans une couverture propre ou dans des registres. Les intitulés des actes figurent généralement en entête ou dans la marge de la première page ce qui constitue une aide précieuse à la recherche au sein d'une liasse. Certains actes sous la forme de feuilles volantes possèdent un titre ou petit résumé inscrit au dos. Dans le cas des registres d'actes, les notaires prennent parfois le soin de rédiger un sommaire (en début de volume) ou une table des matières (en fin de volume).

1) Effectuer une recherche avec uniquement le nom du notaire

Avec le seul nom du notaire, la recherche débutera par les répertoires de ce dernier sur la période susceptible de contenir l'acte recherché. Les répertoires sont conservés directement dans la série E quand ils ont été versés directement par les notaires. A partir de 1800, le deuxième exemplaire du répertoire envoyé par le notaire au greffe du tribunal se trouve dans la sous-série 1 E. Pour la période révolutionnaire, il est classé dans la sous-série 2 L. En rentrant le nom du notaire dans le champ "recherche libre" de l'état des fonds ou dans le logiciel de base de données de la salle de lecture, les cotes correspondantes à la requête seront automatiquement proposées.

Il faut alors, au fil de la lecture du répertoire tenu chronologiquement, tenter de repérer le nom de l'une des parties impliquées, le type d'acte et les indications du bien qui lui est relatif.

Une fois l'acte identifié au sein du répertoire, la date précise permettra de le retrouver parmi les minutes du notaire.

Certains répertoires de notaire, entre 1800 et 1947 environ, ont été numérisés et sont disponibles en ligne en cliquant ici.

2) Effectuer une recherche avec uniquement la date (même approximative) de l’acte

La date de l’acte permettra de le repérer au sein des registres du contrôle (2 C) ou de l’Enregistrement (1 Q) et d’identifier le notaire rédacteur. En effet, tous les actes notariés sont soumis, depuis 1693, à un enregistrement systématique pour tracer leur existence et pallier la mauvaise conservation des originaux. Certains types d’actes font progressivement l’objet d’enregistrements spécifiques comme, à partir de 1703, le centième denier, formalité sur les mutations des propriétés bâties qui préfigure les hypothèques (4 Q).

La date de l'enregistrement n'est que rarement identique à celle de la rédaction de l'acte en lui-même, le notaire procédant à l'enregistrement du document après sa signature. Il est donc normal d'observer un écart entre la date de l'acte et celle de son enregistrement postérieur. La date d'enregistrement de l'acte se retrouve dans les dernières colonnes des répertoires des notaires et est reportée sur la minute conservée par l'étude notariale.

Les registres du contrôle ou de l'Enregistrement sont tout simplement chronologiques et mêlent, sous la forme de petits articles, les références d'actes de types variés et de différents notaires.

Une fois l'acte identifié au sein d'un registre, la date précise et le nom du notaire permettront de le retrouver parmi les minutes.

3) Du côté des clients des notaires…

Des copies des actes étant délivrées aux parties, la recherche peut s’effectuer dans les fonds de la clientèle : les familles notables et seigneurs (E), les personnes et entreprises privées (AP, F et J), le clergé (G et H) ou toute autre institution.

Les Archives départementales du Cher ont également accueilli des dossiers de clients qui, eux, n'ont pas le statut d'archives publiques et ne font donc pas l'objet d'un versement obligatoire aux Archives départementales. Ces dossiers sont classés dans la série J.