Faire le récolement des archives communales et communautaires à la suite des élections

Au terme des articles L 212-6 et L 212-6-1 du code du patrimoine, les collectivités territoriales et groupements de collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs archives. Dans le cas des communes, cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal.

La gestion des archives relève des dépenses obligatoires des communes (article L 2321-2 du code général des collectivités territoriales). Elle est soumise au contrôle scientifique et technique de l’État exercé par le directeur du service départemental d'archives territorialement compétent, conformément à l'article R 212-50 du code du patrimoine.

Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire (article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes).

Ce récolement dégage la responsabilité du maire sortant et engage celle du maire entrant pendant la durée de son mandat sur les documents présents au procès-verbal. Procès-verbal et récolement permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du code pénal). Ils permettent également de prendre connaissance du patrimoine écrit de la collectivité et de disposer d'une liste à jour des archives, outil indispensable à l'efficacité du travail administratif et essentiel à la connaissance de l'histoire locale.

Il est à signaler que même si le maire sortant a été réélu, il convient d’établir un procès-verbal et un récolement, dès lors que l’équipe municipale a été modifiée. Dans ce dernier cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.

Par analogie, il est également recommandé au président d’un groupement de collectivités territoriales sortant et au président nouvellement élu de dresser un procès-verbal de prise en charge des archives, même si aucune obligation ne pèse sur eux en la matière.

Les modèles de procès-verbal et de tableau de récolement ainsi que des indications sur la marche à suivre se trouvent ci-dessous. Pour toute question complémentaire, veuillez vous adresser aux Archives départementales du Cher, qui seront destinataires de ces documents. direction.archives@departement18.fr