Trier, éliminer
Pour les documents qui ne présentent plus d'utilité administrative et juridique et n'ont pas vocation à être conservés à des fins historiques, l'élimination s'impose. Il faut néanmoins garder la trace de ces éliminations pour assurer la transparence administrative et dégager la responsabilité du maire en cas de demande de communication. L'établissement du bordereau d'élimination permet au directeur des Archives départementales de vérifier le bien-fondé des éliminations demandées au regard de la réglementation existante.
Pour déterminer la durée de conservation des documents à la mairie et leur sort final une fois ce délai écoulé, il faut se reporter aux circulaires de tri interministérielles mises au point par le service interministériel des archives de France.
Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 : tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
- Assemblée, instances consultatives et cabinet
- Ressources humaines
- Patrimoine mobilier, immobilier et foncier
- Affaires juridiques, contentieux et assurances
- Finances
- Marchés publics
- Contrôle et évaluation
- Relations internationales
- Communication
- Archives
- Documentation
- Informatique
Préconisations DGP/SIAF/2014/006 : tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques
0. Procédures et modes de gestion transverses
1. Attributions du maire en tant qu'agent de l'Etat
2. Police et sécurité publique
3. Cadastre et impôts locaux
4. Politique de la ville
5. Urbanisme
6. Transports et déplacements
7. Gestion du domaine public, voirie et réseaux
8. Action sociale
9. Habitat et logement social
10. Santé et environnement
11. Petite enfance
12. Enfance et jeunesse
13. Culture, sport et vie associative
14. Agriculture
15. Action économique
16. Tourisme
Les Archives départementales du Cher ont synthétisé ces préconisations dans un document simple dressant la liste des principales catégories de documents éliminables, avec l'indication de leur durée de conservation.