Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
La diffusion en ligne des documents d'archives est encadrée par le décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 “relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation”, codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).
Les délais de diffusions
- « Les actes de naissance publiés sur Internet 75 ans à compter de la clôture du registre des actes, ne peuvent l'être qu'après occultation de toutes les mentions marginales sur l'image numérique de l'acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu'à compter de l'expiration d'une durée de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance. »
- « Les actes de mariage et décès peuvent être publiés sur Internet respectivement 75 ans à compter de la clôture des registres d'actes de mariage et 25 ans à compter de la clôture des registres d'actes de décès sans occultation des mentions marginales. »
- « Les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel sont publiées sur Internet à l'expiration d'un délai de 100 ans à compter de la date du document, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires. »
Sur le site des Archives départementales du Cher
Les actes d’état civil antérieurs à 1920, librement communicables sur internet, sont largement diffusés sur le site www.archives18.fr.
Après 1920, deux cas de figures existent :
- si les registres sont "composites" et comprennent des actes de naissance, des actes de mariage et des actes de décès, ils ne sont pas diffusés sur internet mais sont consultables en salle de lecture. C'est le cas de la majorité des registres des communes de moins de 2000 habitants.
- si les registres ne regroupent qu'une catégorie d'actes, ils sont diffusés sur internet selon les dispositions du CRPA, soit à 100 ans pour les actes de naissance, à 75 ans pour les actes de mariage et à 25 ans pour les actes de décès.
Les dossiers de dénombrements sont diffusés sur Internet jusqu’en 1936.
Délais pour l’indexation
- 120 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de naissance,
- 100 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de mariage,
- 75 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de décès,
- 120 ans à compter de la date du document pour les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires.
Sur le site des Archives départementales du Cher :
L’annotation collaborative est ouverte sur les registres paroissiaux et d'état civil uniquement. Dans le respect des prescriptions émises par la CNIL, l'annotation est possible jusqu'en 1901 pour les actes de naissances. Dans les cas où les registres présentaient plusieurs types d'acte en un seul volume, il n'a pas été possible de faire la différence entre naissances, mariages et décès : le volume tout entier a alors été versé dans la catégorie des registres d'état civil non annotables.
La communication générale, des documents d’archives est par ailleurs soumise à des délais prévus à l’article 213-2 du Code du Patrimoine. Voir la rubrique délais de communication .