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Archives courantes, intermédiaires et définitives
En fonction de leur utilité administrative (répondre aux besoins du public, justifier d'une action administrative dans le cadre d'un contrôle ou d'un contentieux), les documents administratifs doivent être conservés plus ou moins longtemps dans les services qui les ont produits.
On distingue les archives courantes, qui sont gardées à portée de main par les agents qui les ont produites parce qu'elles sont fréquemment utilisées, et les archives intermédiaires, qui sont souvent transférées dans un local plus éloigné dévolu à leur conservation. Ce local doit respecter certains impératifs : une température constante de 20°, un taux d'humidité relative stable de 50%, du rayonnage métallique, des dispositifs de sécurité anti-incendie et anti-intrusion. Les Archives départementales peuvent apporter leurs conseils pour l'aménagement ou l'amélioration de ces locaux lors d'une visite sur place et d'une étude sur plan.
Au terme du délai d'utilité administrative, il faut fixer le sort final du document : la destruction ou le versement aux Archives départementales (on parle alors d'archives définitives).
Un outil de suivi : le tableau de gestion
Pour suivre le cycle de vie des documents, l'outil le plus efficace est le tableau de gestion, qui fixe, pour chaque typologie de document présente, sa durée de conservation sur place (on peut également distinguer la durée de conservation dans les bureaux et la durée de conservation dans le local d'archivage intermédiaire), son sort final et la justification de ces délais (prescriptions légales par exemple). Le tableau de gestion doit s'élaborer en partenariat entre les Archives départementales du Cher et l'administration productrice des documents.
Le service interministériel des Archives de France consacre une part de son activité à la rédaction de circulaires de tri dans les différents secteurs d'activité de l'administration : ces recommandations sont une base de travail indispensable que les Archives départementales du Cher peuvent adapter ou compléter selon les besoins.