Éliminer, verser, retrouver ses archives

Éliminer

Toute élimination d'archives publiques doit faire l'objet d'un visa d'élimination délivré par le directeur des Archives départementales sur présentation d'un bordereau décrivant les documents à détruire, leur date, leur importance matérielle.

Verser

Les archives publiques présentant un intérêt historique doivent faire l'objet d'un versement aux Archives départementales à l'issue de leur durée d'utilité administrative. Les services sont tenus d'accomplir cette démarche qui les déchargent en contrepartie de la responsabilité de la conservation. 

Avant le transfert physique des documents, un bordereau de versement détaillant le contenu des boîtes ainsi que les dates extrêmes des dossiers doit être adressé aux Archives départementales du Cher pour validation. Une date est ensuite fixée pour la prise en charge des archives. 

Le bordereau représente à la fois un procès-verbal de transfert et de prise en charge des dossiers, mais aussi un outil de recherche pour le service versant et le public des Archives départementales. 

Retrouver ses archives

Si un service souhaite consulter un ou plusieurs dossiers qu'il a versés aux Archives départementales du Cher, il doit effectuer une demande de communication par messagerie électronique à l'aide du formulaire établi à cet effet. Les dossiers sont alors remis à sa disposition. Ils peuvent être rapportés dans les bureaux le temps de prendre connaissance de leur contenu avant d'être retournés aux Archives départementales du Cher.