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Archives numérisées

Conseils pour l'annotation collaborative

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Quelques explications pour que votre travail d'annotateur tienne toutes ses promesses !

L'annotation collaborative est ouverte sur les registres paroissiaux et les registres d'état civil, sans restriction pour les actes de mariage et de décès et jusqu'en 1893 pour les actes de naissance. 

Dans un premier temps, il vous est proposé de relever l'identité de l'individu ou du couple directement concerné par l'acte, c'est-à-dire pour les naissances ou les baptêmes, le nouveau né, pour les mariages, les deux époux (avec une ligne d'indexation pour chacun), et pour les décès ou sépultures, le défunt, ce qui exclut, selon les types d'actes, les témoins, les parrains, les parents. Il est préférable de ne pas annoter les tables décennales mais plutôt les actes eux-mêmes. 

Le formulaire de saisie contient quatre champs :

  • nom : par convention, faire figurer le patronyme en majuscule. Si une particule ("de", "d'") précède le nom, il est préférable de la laisser en minuscule et de la rejeter après le patronyme. Par exemple : VILLANTROYS (de)
  • prénom : placer une majuscule à la lettre initiale uniquement ; en cas de nom composé, proscrire le trait d'union, faire un espace entre les deux prénoms
  • année : faire figurer l'année de l'acte dans ce champ, uniquement sous forme de 4 chiffres. Pour le calendrier révolutionnaire, utiliser le convertisseur qui est accessible depuis le formulaire d'interrogation
  • type d'acte : choisir entre naissance, mariage ou décès (par facilité, la naissance dans l'état civil et le baptême dans les registre paroissiaux sont assimilés, tout comme le décès et la sépulture. L'indexation se faisant à l'année et non au jour près, les décalages entre la date du baptême et la date de naissance ou la date de cérémonie funéraire et la date du décès ne devraient pas perturber souvent l'indexation. Il en va de même pour le décalage entre le  jour de déclaration de la naissance ou du décès et la date réelle de survenue de cet événement observable dans l'état civil. En cas de doute ou d'acte "hors norme" (baptême de cloche, serment de sage-femme, monitoire, enregistrement de communion), s'adresser à la direction des Archives départementales et du patrimoine.  

Respectez l'orthographe des noms et prénoms tels qu'ils apparaissent sur les actes. Par exemple, ne transformez pas "Engelique" en "Angélique" ou "Margueritte" en "Marguerite". Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de faire figurer une forme "moderne" du prénom entre parenthèses à la suite de la graphie ancienne (par exemple, Jehanne (Jeanne)). Quand la base nominative sera suffisamment riche, une aide en ligne sera proposée par la direction des Archives départementales et du patrimoine pour orienter les chercheurs parmi les variantes patronymiques. Dores et déjà, vous pouvez opter pour une recherche sur un nom exact, sur un groupe de lettres présent dans le nom, sur un groupe de lettres placé en tête ou en queue d'un nom. Notez que l'utilisation ou non des accents et cédilles dans les annotations ne perturbera pas la recherche, la base de données interrogée sur "Francois" renverra aussi à "François".  

En cas de désaccord avec l'annotation portée par un autre internaute, vous n'avez pas la possibilité de corriger directement les informations que vous estimez fautives. Mais vous pouvez proposer une nouvelle ligne d'indexation complète et alerter la direction des Archives départementales et du patrimoine en précisant la cote du document, l'année, le nom et le prénom inscrits sur l'acte. Un choix sera alors opéré entre les deux annotations portées sur le même acte.
 

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