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Conserver, communiquer

Magasins de conservation des Archives départementales

Conserver

Afin de préserver les archives en bon état sur le long terme, le local dévolu à leur conservation doit répondre à certaines règles :

  • température constante autour de 19°
  • humidité relative proche d'un taux de 50%
  • luminosité extérieure réduite
  • dispositifs de sécurité anti-intrusion et anti-incendie
  • rayonnages métalliques
Dans le cadre des travaux de construction, rénovation ou aménagement de mairie, il convient de prendre l'attache des Archives départementales du Cher, qui assurent un rôle de conseil en la matière (fourniture de normes et préconisations d'aménagement, examen des plans en vue d'optimiser l'espace disponible). 

Communiquer

La communication des archives est une obligation légale. L'accès du citoyen à l'information administrative est une garantie de transparence et un principe de base de la démocratie.  La loi fixe néanmoins des délais pour la communication de certains types de documents. 
Il est recommandé d'observer quelques précautions lors de la communication des archives :
  • surveiller les chercheurs pour éviter les vols ou les mauvaises manipulations
  • éviter de photocopier les documents reliés (en particulier les registres d'état civil dont la reliure est une charge importante pour la commune), favoriser la prise de vue numérique sans flash
  • relever le nom et les adresses des chercheurs et faire la liste des archives qu'ils ont consultées
Local aménagé dans le grenier d'une mairie

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